Kısaca
Ofis taşıması cuma akşamı başlayıp pazartesi sabahı kurulmuş olarak bitecek şekilde planlanırsa mesai kaybı olmaz; anahtar keşif, etiket ve plaza izinleridir.
Doğru planlanan ofis taşıması mesai kaybettirmez: taşıma cuma akşamı başlar, pazartesi sabahı ekibiniz yeni ofiste çalışır. Bunun için keşif, etiketli kolileme, plaza izinleri, mesai dışı taşıma ve kurulum sırayla ele alınır. İstanbul'da ofis taşıma 12.000–35.000 ₺ bandındadır.
Ofis taşıma maliyeti neye göre değişir?
Fiyatı belirleyen başlıca etkenler çalışan ve masa sayısı, dolap ve arşiv hacmi, sunucu ile elektronik yoğunluğudur. İki binanın asansör, rampa ve yük asansörü koşulları da rakamı etkiler. Mesai dışı çalışma zorunluluğu ve kat sayısı arttıkça gereken ekip ve süre büyür. Küçük bir ofis bandın alt kısmına, çok katlı ve yoğun ekipmanlı bir ofis üst kısmına yaklaşır.
Kesin rakam keşif sonrası tek kalemde sabitlenir ve taşıma günü değişmez. Bu yüzden keşifte eksik bilgi bırakmamak, özellikle arşiv ve depo odalarını da göstermek önemlidir.
1. adım: Keşif ve sabit fiyat neden önce gelir?
Masa sayısı, dolap ve arşiv hacmi, elektronik envanteri ve iki binanın koşulları yerinde görülür. Fiyat bu keşiften sonra tek kalemde sabitlenir. Keşifsiz verilen ofis fiyatı, taşıma günü büyüyen fiyattır; bu yüzden kabul etmeyin. Keşifte hangi mobilyanın sökülüp kurulacağı, hangisinin atılacağı da netleşir. Atılacak eşyayı taşımak hem zaman hem para kaybıdır.
2. adım: Koliler nasıl etiketlenmeli?
Departman kodu, her koliye yazılan ve kolinin hangi birime ve odaya gideceğini gösteren kısa etiket demektir. "MUH-03 → 2. kat oda 205" gibi bir format, yeni ofiste yüzlerce kolinin kısa sürede doğru masaya gitmesini sağlar. Aynı kodu yeni ofisin kapılarına da asarsanız dağıtım kimseye sormadan yürür.
Bilgisayarlar antistatik malzemeyle, ekranlar köşe korumalı kutularla ayrı paketlenir. Çalışanlara tek görev düşer: kişisel çekmecesini ve masa üstünü etiketli tek koliye koymak. Kaç koliye ihtiyacınız olduğunu koli ve ambalaj hesabı sayfasıyla önceden çıkarabilirsiniz. Kolilerin birim adına göre etiketlenip yerleştirildiği düzeni kurumsal koli taşıma bölümünde anlattık.
3. adım: Plaza izinleri ve evrak trafiği
Yük asansörü rezervasyonu, bina yönetiminin belirli bir saat aralığını yalnız taşıma işine ayırması demektir. Plazalarda genellikle üç evrak istenir: yük asansörü rezervasyonu, taşıma firmasının sigorta yazısı ve mesai dışı çalışma bildirimi. Bu izinler hem çıkış hem varış binası için ayrı ayrı alınır.
İki bina yönetimiyle yazışmayı kimin yürüteceğini taşıma firmasıyla baştan netleştirin. Çoğu plaza, taşıma saatini ve araç plakasını birkaç gün önceden ister. Rampaya araç yanaşma saati ve otopark giriş yüksekliği de bu aşamada sorulmalıdır. Ayrıntılar ofis taşıma sayfasında.
4. adım: Mesai dışı taşıma nasıl planlanır?
En verimli pencere cuma 18:00 ile pazartesi 08:00 arasıdır. Küçük ofisler tek gecede biter, büyük katlarda bölüm bölüm geçiş yapılır. Bölümlü geçiş, birimlerin sırayla paketlenip taşınması ve her birimin ayrı ayrı çalışır hâle getirilmesi demektir. Satış ve müşteri hizmetleri gibi kritik birimler en son taşınır, en önce kurulur. Gece ve hafta sonu çalışmanın ayrıntıları gece ve hafta sonu taşıma yazısında.
Sunucu ve santral gibi kritik altyapıda BT ekibinizle saat planı yapılır. Kablolar ve portlar taşımadan önce etiketlenir, cihazların arka paneli fotoğraflanır. Böylece yeni ofiste bağlantılar aynı düzende kurulur ve pazartesi sabahı ağ sorunu yaşanmaz. Veri yedeğinin taşımadan önce alınması ise BT ekibinizin işidir.
| Ofis durumu | Önerilen taşıma planı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| 5-10 kişilik tek katlı ofis | Cuma akşamı başla, tek gecede bitir | Yük asansörü saati |
| 10-25 kişilik kat | Cuma akşamı ve cumartesi, pazar kurulum | Departman kodlu etiket |
| 25 kişi üzeri ya da çok katlı ofis | Hafta sonu boyunca bölümlü geçiş | Kritik birim en son taşınır |
| Hafta içi taşınmak zorunlu | Birim birim gece geçişi | Her birim akşam paketlenir, sabah açılır |
| Sunucu ve santral var | BT ekibiyle saat planı | Kablo etiketi taşımadan önce biter |
Örnek bir hafta sonu ofis taşıması nasıl işler?
Diyelim ki 18 kişilik bir ofis Şişli'deki bir plazadan Kağıthane'deki başka bir binaya taşınıyor. Takvim şöyle kurulabilir:
- Pazartesi keşif yapılır, fiyat 12.000–35.000 ₺ bandı içinde tek kalemde sabitlenir.
- Çarşamba iki bina yönetiminden cuma akşamı ve cumartesi için yük asansörü ayrılır.
- Cuma öğleden sonra çalışanlar kişisel kolilerini hazırlar, BT ekibi kabloları etiketler.
- Cuma 18:00'de söküm ve yükleme başlar, gece boyunca taşıma sürer.
- Cumartesi mobilya kurulur, koliler departman koduna göre dağıtılır.
- Pazar BT ekibi ağı ve cihazları kontrol eder.
- Pazartesi 08:00'de herkes kendi masasında işe başlar.
Bu takvimde kritik nokta çarşamba günüdür. Yük asansörü zamanında ayrılmazsa bütün hafta sonu planı kayar.
5. adım: Kurulum, kontrol ve teslim
Mobilya kurulumu ve koli dağıtımı pazartesi 08:00'den önce tamamlanır. Teslimde birlikte tur atılır; eksik ya da hasar varsa tutanağa yazılır ve sigorta kapsamında değerlendirilir. İş faturalı yapılır, fatura teslimde kesilir.
Teslim turunda üç şeye bakın: her masada bilgisayar ve ekranın yerinde olması, departman kolilerinin doğru odalarda durması ve ortak alanlarda dağıtılmamış koli kalmaması. Boş kolilerin toplanıp toplanmayacağını keşif aşamasında konuşmak son günü rahatlatır.
En iyi planlı taşınmada bile ilk hafta küçük işler çıkar: bir dolap yer değiştirir, toplantı masası döner, arşivin bir rafı başka odaya gider. Bu işler için ilk hafta saatlik hamal çağırmak, taşıma ekibini yeniden kurmaktan daha pratiktir.
Sık Sorulan Sorular
Küçük bir ofis için de keşif şart mı?
Birkaç masalı ofislerde fotoğraf ve envanter listesi çoğu zaman fiyatı netleştirmeye yeter. Arşiv, sunucu ya da plaza izni varsa yerinde keşif hem rakamı hem planı daha sağlam kurar.
Ofis taşımada çalışanlara iş düşer mi?
Çalışanlara yalnız kişisel çekmece ve masa üstünü etiketli tek koliye koymak düşer. Paketleme, söküm, taşıma ve kurulum ekipte kalır; BT yetkilisinin kablolama saatinde hazır olması yeterlidir.
Hafta içi taşınmak zorundaysak iş durur mu?
Bölümlü geçişle durmaz. Her birim akşam paketlenir, gece taşınır, sabah çalışır hâlde açılır; toplam süre birkaç gün uzar.
Arşivi taşımadan önce tasnif etmek gerekir mi?
Gerekmez. Arşiv olduğu gibi etiketli taşınabilir, tasnif yeni ofiste yapılır ve taşıma sürecini bekletmez.
Ofis taşımada sigorta neyi kapsar?
İş sigortalıdır; taşıma sırasındaki hasar tutanakla tespit edilir. Elektronik cihazlar ayrı ambalajla korunur.
Taşınma tarihiniz belliyse keşfi erken planlayın ve plaza izinlerini ilk hafta başlatın. Kapsamı ve süreci ofis taşıma sayfasında inceleyebilirsiniz. Ekip 7/24, İstanbul'un 39 ilçesinde sigortalı ve faturalı çalışır.