Ofis taşıma: pazartesi sabahı masanızda çalışır hâlde teslim

Ofis taşıma hizmeti neleri kapsar, neleri kapsamaz?

Ofis taşıma, bir işyerinin mobilyasını, bilgisayar ve elektronik ekipmanını, arşivini ve demirbaşını, çalışanların iş kaybı en az olacak şekilde yeni adrese götürüp yerine koyma işi demektir. Ev taşımasından farkı eşyada değil, zamandadır. Ev bir hafta kolide yaşanabilir, ofis pazartesi sabah dokuzda çalışmak zorundadır.

Hizmete neler dahil? Masa, dolap, toplantı masası ve sandalyeler sökülür, yeni ofiste kurulur. Arşiv ve evrak etiketli kolilere konur. Bilgisayar, monitör ve yazıcı gibi elektronik ekipman diğer eşyadan ayrı paketlenir. Plaza yönetimiyle yük asansörü ve saat koordinasyonu yapılır, taşıma günü sayım tutulur ve eşya yeni ofiste yerleşim planına göre dağıtılır.

Kapsam dışı olanları da baştan yazalım. Ağ kablolaması, sunucunun devreye alınması, telefon santrali ve yazıcıların ağ ayarı sizin IT ekibinizin ya da IT tedarikçinizin işidir. Biz cihazları söker hâlde teslim alır, korur, taşır ve yeni masaya yerleştiririz. Bölme duvar, asma tavan ve elektrik tesisatı da tadilat firmasının konusudur. Yeni ofiste tadilat sürüyorsa taşıma tarihi tadilatın bitişine göre değil, teslim tutanağının imzalandığı güne göre belirlenmelidir.

Firmanızla düzenli ya da sözleşmeli çalışma kurmak istiyorsanız, belge ve fatura tarafını kurumsal hamal sayfasında ayrıca anlattık.

Ofis taşıma fiyatı neden bandın alt ya da üst ucuna düşer?

Ofis taşımanın fiyatı metrekareden çok iş istasyonu sayısı, arşiv hacmi ve bina koşullarıyla belirlenir. Aynı büyüklükteki iki ofisten biri açık ofis düzeninde ve arşivsiz, diğeri dolap dolu arşiv ve asansörsüz bir binadaysa bandın iki ayrı ucuna düşer.

Aşağıdaki tablo, fiyatı bandın alt ucuna ve üst ucuna iten koşulları yan yana koyuyor. Keşifte bakılan şey de tam olarak bu liste.

Fiyatlar KDV dahildir. Asansörsüz 3. kat ve üzeri işlerde kat başı ek ücret uygulanır; gece ve hafta sonu için ek ücret yoktur.

Fiyat iş başlamadan yazılı olarak sabitlenir. Keşifte verilen bilgiler doğruysa taşıma günü değişmez. Bandın diğer hizmetlerle karşılaştırması için 2026 fiyat endeksine bakabilirsiniz.

10 kişilik bir ofis hafta sonu nasıl taşınır?

Somut bir iş üzerinden gidelim, çünkü ofis taşımayı ilk kez planlayan biri için en zor şey neyin ne kadar sürdüğünü kestirmektir. Aşağıdaki senaryo, fiyat endeksimizdeki 10 kişilik ofis örneğiyle aynı ölçekte.

Senaryodaki en hassas halka yük asansörünün saatidir. Rezervasyon 18.00'de bitiyorsa son eşya 17.30'da asansörde olmalıdır; plan bu saatten geriye doğru kurulur.

Taşımadan önce envanter ve yerleşim planı nasıl hazırlanır?

İyi bir ofis taşıması, taşıma gününden iki üç hafta önce elinizde bir kâğıtla başlar. İlk iş envanterdir: kaç masa, kaç dolap, kaç bilgisayar, kaç koli arşiv, hangi eşya taşınmayacak. Atılacak ya da bağışlanacak mobilyayı taşıma günü ayırmaya çalışmak, ekibin saatini boşa harcar. Envanteri departman departman çıkarın; her departmanın bir sorumlusu olsun ve kendi listesini imzalasın.

İkinci iş yeni ofisin yerleşim planıdır. Yerleşim planı, yeni ofisin kat planı üzerinde hangi masanın, dolabın ve cihazın nerede duracağını gösteren numaralı çizim anlamına gelir. Kat planı üzerinde her masaya bir numara verilir ve o numaranın yanına oturacak kişinin adı yazılır. Bu plan ekip başına, IT sorumlusuna ve bina yönetimine aynı gün gönderilir. Yeni ofiste kapıya asılan tek bir kat planı, taşıma gününde yüzlerce soruyu önler.

Üçüncü iş ölçüdür. Eski ofiste sığan toplantı masası yeni ofisin toplantı odası kapısından girmeyebilir, plaza asansörünün kabin derinliği uzun dolapları almayabilir. Keşifte hem eski hem yeni adresi görmemizin sebebi budur; büyük ofislerde yerinde keşif ücretsizdir.

Envanter tamamlandığında koli ihtiyacı da ortaya çıkar. Kişi başı masa kolisi ve arşiv kolisi sayısını çıkarmak için koli ve ambalaj hesabı rehberindeki yöntemi kullanabilirsiniz.

Masa, bilgisayar ve kablolar nasıl etiketlenmeli?

Ofis taşımasında en çok zaman kaybettiren şey kırılan eşya değil, yeri bulunamayan eşyadır. Pazartesi sabahı birinin monitörü başka masada, klavyesi başka kolide çıkarsa IT sorumlusu gününü bunu çözmekle geçirir. Çözüm tek bir numaralama düzenidir ve o düzen yerleşim planındaki masa numarasından türetilir.

Sahada işleyen düzen şu maddelerden oluşuyor:

• Masa numarası her şeyin anahtarıdır: 3. kattaki 12 numaralı masa 3-12 olur ve bu kod yeni ofisin kat planında yazılıdır.
• Bilgisayar kasası, monitörler, docking istasyonu ve kişisel kolilere aynı kod yapıştırılır.
• Güç kablosu, görüntü kablosu, klavye ve fare kilitli poşete konur, poşetin üstüne masa kodu yazılır ve poşet kasaya bantlanır.
• Monitör ekranına etiket yapıştırılmaz; etiket arka kapağa ya da ayağa gelir.
• Her katın ya da departmanın kolileri farklı renkte bantla kapatılır, böylece asansörden inen koli doğru koridora gider.
• Yazıcı, projektör ve ortak kullanılan cihazlar oda adıyla etiketlenir: TOPLANTI-1, ARŞİV.

Etiketi taşıma günü değil, bir gün önce yapıştırın. Son saatlerde aceleyle yazılan etiket okunaksız olur ve yarısı eksik kalır. Kablo poşetleri için ise kural nettir: kabloyu cihazdan ayıran kişi, onu poşete koyan kişidir.

IT ekibiyle iş bölümü nasıl yapılır: sunucu, yazıcı, ağ?

Ofis taşımasında iki ekip aynı saatlerde çalışır: taşıma ekibi ve IT. İkisinin sırası karışırsa ya ekip bağlantısı sökülmemiş cihazın başında bekler ya da IT sorumlusu henüz gelmemiş kasayı arar. Tablo, hangi işin kimde olduğunu ve hangi sırayla yapıldığını gösteriyor.

Sunucu dolabı için ayrıca konuşmak gerekir. Dolap içindeki cihazların sökülüp sökülmeyeceğine IT karar verir. Dolu bir sunucu dolabı hem ağırdır hem de sarsıntıya hassastır; cihazlar sökülüp ayrı paketlenirse dolap boş taşınır.

Yeni ofiste internet hattının taşıma gününden önce aktif olduğunu teyit edin. Hat açılmamışsa özenle planlanmış taşıma bile pazartesi sabahı çalışmayan bir ofis teslim eder.

Arşiv ve evrak kolileri nasıl hazırlanır?

Arşiv, ofisin en ağır ve en çok sırası bozulan kısmıdır. Klasörle dolu bir koli, eşya kolisinden çok daha ağırdır. Büyük koliye klasör doldurmak kolinin dibini patlatır ve kolayca taşınamaz hâle getirir. Arşivde küçük ve sağlam koli kullanın, koliyi ağzına kadar değil, kapağı düz kapanacak kadar doldurun.

Sıra meselesi daha kritiktir. Dosya dolabının her rafı ayrı koliye konur ve koliye dolap numarası ile raf numarası yazılır: D3-raf2. Yeni ofiste koli aynı numaralı dolabın önüne bırakılır, çalışan dosyaları aynı sırayla yerleştirir. Bu düzen kurulmazsa muhasebe ve hukuk birimleri bir hafta boyunca dosya arar.

Kişisel veri içeren evrak, personel dosyaları ve sözleşmeler ayrı tutulur. Bu kolileri kilitli dolabın içinde bırakıp dolabı kilitli taşımak ya da koliyi bantlayıp üstüne içerik yazmadan yalnız kod koymak, evrakın taşıma sırasında açıkta kalmasını önler. Bu kolilerin teslim alınması ve teslim edilmesi sizin yetkilinizin gözü önünde sayılarak yapılır.

Masa kolisi tarafında kural daha basittir: her çalışan kendi masasını kendisi toplar, koliyi kapatır ve masa koduyla etiketler. Çekmece içinde bırakılan zımba, kalem ve kartvizit, taşıma sırasında çekmecenin kırılmasına yol açabilir.

Plazada yük asansörü rezervasyonu ve bina yönetimi izni nasıl alınır?

Yük asansörü rezervasyonu, plazanın eşya taşımaya ayrılmış asansörünü belirli bir gün ve saat dilimi için yönetimden ayırtmak demektir. Plaza taşımasında iki bina yönetimi vardır: çıktığınız bina ve girdiğiniz bina. İkisi de taşıma için tarih, saat ve bazen yazılı başvuru ister. Yük asansörü çoğu plazada saat dilimiyle rezerve edilir ve aynı gün başka bir kiracının da taşınması olabilir. Tarihinizi belirlediğiniz gün iki yönetime de yazın.

Yönetimlerin sık istediği şeyler şunlar: taşıma firmasının adı ve iletişim bilgisi, araç plakası, ekip üyelerinin kimlik listesi, taşıma saatleri, asansör kabininin ve koridorların koruma malzemesiyle kaplanması. Bazı plazalar taşıma firmasından sigorta yazısı da ister. Başvuruyu çoğu binada kiracı firma yapar; koordinasyonu ve yönetimle yazışmayı biz yürütürüz.

Sahada en sık karşılaşılan sorunlar yükleme noktasıyla ilgilidir. Kapalı otoparkın yükseklik sınırı kamyonun girmesine izin vermeyebilir, yükleme alanı binanın arka cephesinde ve asansöre uzak olabilir. Levent, Maslak ve Ümraniye plazalarında bu mesafe taşıma süresini doğrudan uzatır. Asansör kabininin iç derinliği de keşifte ölçülür; boy dolapları ve uzun toplantı masası tablaları kabine ancak çapraz girer, bazen hiç girmez.

Bina yönetimi tarafının kuralları, depozito ve saat kısıtları için taşınma izni ve site kuralları rehberini okuyun. Plaza yoğunluğu olan ilçelerde yerel notlar Beşiktaş ve Ümraniye sayfalarında.

Mesai kaybı olmadan ofis taşıma takvimi nasıl kurulur?

Hedef basit: cuma mesai bitiminde eski ofis kapanır, pazartesi sabahı yeni ofis açılır. Aradaki süre yeterlidir ama boş değildir. Aşağıdaki takvim orta ölçekli bir ofis için yazıldı; büyük ofislerde katlar ya da departmanlar ayrı hafta sonlarına bölünür.

1. Üç hafta önce

   Keşif yapılır, yazılı fiyat verilir, iki bina yönetimine tarih ve yük asansörü için başvurulur.

2. İki hafta önce

   Envanter ve yerleşim planı biter, atılacak eşya ayrılır, yeni ofiste internet hattının açılış tarihi teyit edilir.

3. Bir hafta önce

   Koliler dağıtılır, arşiv kolilenmeye başlar, çalışanlara masa kodları bildirilir.

4. Cuma öğleden sonra

   Çalışanlar masalarını toplar, IT cihazları kapatır ve kabloları poşetler.

5. Taşıma günleri

   Ekip elektroniği paketler, mobilyayı söker, taşır ve kat planına göre kurar.

6. Pazar

   IT bağlantıları yapar ve test eder, ekip eksik kalan düzenlemeleri tamamlar.

7/24 çalışıyoruz ve gece, hafta sonu, resmî tatil için ek ücret almıyoruz. Bu yüzden ofisi çalışma saatlerine sıkıştırmak için bir fiyat gerekçesi yok. Bayram tatillerinde tek kısıt, bina yönetimlerinin ve yük asansörünün o günlerde açık olup olmadığıdır.

Ofis mobilyası nasıl sökülür, yeni ofiste nasıl kurulur?

Ofis mobilyasının çoğu sökülmeden asansöre girmez. L masalar ve bench sistemler ayak, tabla ve kablo kanalı olarak ayrılır, bağlantı parçaları poşetlenip tablanın altına bantlanır. Masa tablası üst üste konurken arasına battaniye girer; melamin kenar bandı sürtünmeyle kolayca kalkar.

Dosya dolapları boş taşınır. Dolu dolap hem çok ağırdır hem de çekmece rayı yolda eğilir. Kilitli dolapların anahtarı dolaba bantlanmaz, sizin yetkilinizde durur. Cam kapaklı vitrin dolaplarında cam ayrı paketlenir.

Toplantı masası ofisin en riskli parçalarından biridir. Cam tablalı masada cam, ayaktan ayrı ve dik taşınır. Tek parça ahşap toplantı masası ise çoğu zaman yan yatırılarak merdivenden iner; bu yüzden keşifte merdiven dönüşü ölçülür.

Çelik kasa, ağır fotokopi makinesi ya da tek başına özel önlem isteyen bir parça varsa, bunun nasıl taşınacağını parça eşya taşıma sayfasında anlattık. Yeni ofiste kurulum, kat planındaki masa numaralarına göre yapılır. Ekip ayrılmadan önce plan üzerinden sayım yapılır ve eksik ya da yanlış masaya konmuş eşya o anda düzeltilir. Sandalyeler en son dağıtılır, çünkü koridora erken bırakılan sandalye masa kurulumunun önünü keser.

Ofis taşımada keşif, fatura ve sigorta nasıl işler?

Büyük ofis taşımalarında yerinde keşif ücretsizdir. Keşfe hem eski hem yeni adres dahildir ve sonunda yazılı sabit fiyat verilir. Küçük ofislerde fiyat telefonda yaklaşık 10 dakikada netleşir: çalışan sayısı, arşiv hacmi, iki adresin katı ve asansör durumu yeterlidir.

Her iş için fatura kesilir, fiyatlar KDV dahildir ve taşıma gideri şirketin muhasebesinde hizmet alımı olarak işlenir. Ödeme iş tesliminde nakit veya IBAN ile yapılır. Satın alma sipariş numarası kullanıyorsanız, faturada yer alması için taşımadan önce iletin.

İşlerimiz sigortalıdır ve personel SGK'lıdır. Taşıma sırasında bir eşya hasar görürse ekip başı ve sizin yetkiliniz o anda tutanak tutar, fotoğraf çekilir. Hasar tutanağı sonradan değil, eşya teslim edilirken tutulur. Hasarın sonradan tartışma konusu olmaması için değerli ve hassas ekipmanın taşımadan önce fotoğrafını çekmenizi öneririz.

Fiyatın değişmemesinin tek şartı, keşifte ya da telefonda verilen bilginin doğru olmasıdır. Keşifte gösterilmeyen bir depo odası taşıma günü ortaya çıkarsa, ek iş başlamadan fiyatı söylenir. Fiyatın genel mantığı için hamal fiyatlarının nasıl hesaplandığı rehberine bakabilirsiniz.