Kurumsal hamal: firmanız için sözleşmeli, faturalı ekip nasıl kurulur?

Kurumsal hamal hizmeti neyi kapsar, kime uygundur?

Firmalar için hamal hizmeti dediğimiz şey, bir işletmenin yük elleçleme işini tek seferlik taşıma olarak değil, kadrosu belli, faturası kesilen ve sorumlulukları yazılı bir hizmet olarak satın alması demektir. Karşımızdaki kişi ev sahibi değil. Depo şefi, satın alma uzmanı ya da operasyon müdürüdür.

Ev taşımasında sorulan iki soru vardır: kaç para, ne zaman gelirsiniz. Firmada liste uzar. Ekip kimin bordrosunda? Rampada bir kaza olursa sorumluluk kimde? Fatura ayın kaçında kesilir? Sabah 07.00 vardiyasına bir eleman gelmezse yerine kim girer? Aşağıdaki bölümler bu soruları sırayla cevaplıyor.

Bu modelle çalışan işletmeler genellikle İSTOÇ, Merter ve Bayrampaşa'daki toptancılar, İkitelli ve Hadımköy'deki üretim tesisleri, Tuzla'daki depolar, e-ticaret depoları ve fuar dönemindeki stant firmalarıdır. Ortak dertleri aynıdır: yük dalgalı gelir, kadrolu işçi tutmak pahalıdır, günlük işçi bulmak ise her sabah yeniden piyango çekmek gibidir.

Kapsamda tır ve konteyner boşaltma, kamyon yükleme, palet ve koli istifi, sayım günü desteği, raf boşaltma, sevkiyat hazırlığı ve firma içi taşımalar var. Ekip el arabası, transpalet, kayış ve koruma battaniyesiyle gelir. Forklift ve seyyar rampa bizden gelmez, gümrük evrakı da işimiz değildir.

Firmalar hamal ekibiyle hangi modellerle çalışır?

Dört model var ve çoğu firma zaman içinde birinden ötekine geçiyor. İlk ay çağrı üzerine çalışıp yükün gerçek ritmini gören bir depo, üçüncü ayda sabit günlere ya da sözleşmeli vardiyaya geçebiliyor. Doğru model, yükün ne kadar öngörülebilir olduğuna bağlıdır.

Çağrı üzerine çalışma, ihtiyaç doğduğunda telefonla ekip istenmesi anlamına gelir. Fiyat her iş için telefonda yaklaşık 10 dakikada netleşir. Düzenli gün modelinde ise örneğin her pazartesi ve perşembe sabahı gelen tır için aynı ekip aynı saatte sahadadır.

Model değiştirmek için yeni bir sözleşme şart değildir; mevcut şartlara ek protokolle geçilebilir.

Sezonluk işte en sık yapılan hata, yoğunluk başladıktan sonra ekip aramaktır. Ekim-aralık arası e-ticaret ve toptan yoğunluğunda planı eylülde yapan firma, aynı yüzleri üç ay boyunca sahada görür.

Saatlik mi, yevmiye mi, sözleşmeli ekip mi daha ekonomik?

Kısa cevap: iş 5 saatin altında kalıyorsa saatlik, tam güne yayılıyorsa yevmiye, haftanın çoğu gününe yayılıyorsa sözleşmeli ekip. Ama karar yalnız süreye bakılarak verilmez. Aracın gelme saati ne kadar kesin, iş bitince ekip başka işe kaydırılabiliyor mu, bunlar da hesaba girer.

Saatlik çalışmada süre ekip sahaya girdiğinde başlar. Araç iki saat geç gelirse bekleme de süreye yazılır. Kesin saati olmayan konteyner teslimlerinde bu yüzden yevmiye daha güvenlidir: ekip gün boyu sizindir, araç geç gelse de ek kalem çıkmaz.

Sözleşmeli vardiyada kişi başı yevmiye bandı değişmez ama plan sabitlendiği için bekleme ve boşta kalma kalemleri ortadan kalkar. Bandın alt ya da üst ucuna düşmenizi yükün ağırlığı, kat, rampa durumu ve vardiya saati belirler; ayrıntısı hamal ücretlerinin neye göre değiştiği rehberinde.

Tedarikçi kaydı için hangi belgeleri isteyebilirsiniz?

Satın alma birimleri yeni bir hizmet tedarikçisini sisteme açmadan önce bir belge dosyası ister. Listenin uzunluğu firmadan firmaya değişir. Aşağıdaki tablo, hamal ve elleçleme hizmeti alırken sık istenen belgeleri ve her birinin ne işe yaradığını gösteriyor.

Tabloyu bir kontrol listesi gibi kullanın. Kendi prosedürünüzde hangileri zorunluysa teklif isterken yazın; hangilerini hangi süre içinde iletebileceğimizi yazılı olarak bildiririz. Bir belgeyi sonradan tamamlamak yerine baştan konuşmak, ilk faturanın ödemede takılmasını önler.

Belge adları firmanın iç prosedürüne göre farklı geçebilir; yukarıdakiler genel adlarıdır.

Plaza ve organize sanayi bölgelerinde güvenlik, eleman listesini bir gün önce ister. Liste gelmeyen isim kapıdan geri döner ve vardiya eksik başlar.

Sahanızda çalışan dış ekip için SGK ve İSG tarafında ne yapılmalı?

Sahanıza giren her hamal, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında kayıtlı olmalıdır. Bizim personelimiz SGK'lıdır ve bordrosu bizdedir. Sizin tarafınızda yapılacak iş, sahaya gelen isimlerle bildirilen isimlerin aynı olduğunu kontrol etmektir. Kayıt dışı bir kişiyle rampada yaşanan kaza, sorumluluk tartışmasını doğrudan saha sahibine taşır.

İş güvenliği tarafında çerçeve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'dur. Dış ekip sizin işyerinizde çalıştığında riskler de sizin sahanıza aittir: forklift trafiği, yüksek raf, rampa kenarı, dorse ile rampa arasındaki boşluk. Bu riskleri ekibe ilk gün anlatmak işin olmazsa olmazıdır.

Sahada işleyen düzen şöyle kurulur: ilk vardiyadan önce 10-15 dakikalık saha brifingi, yaya yolu ve forklift koridorunun gösterilmesi, acil çıkış ve ilk yardım noktası. Sahanızın özel kişisel koruyucu donanım kuralı varsa, örneğin baret, yansıtıcı yelek ya da koruyucu gözlük, bunu teklif aşamasında yazın. Hangi donanımı kimin sağlayacağı sözleşmede belirlenir.

Dorse ile rampa arasında kot farkı veya boşluk varsa transpaletle geçiş yapılmaz. Rampa köprüsü sizin sahanızın ekipmanıdır; yoksa yük elle aktarılır ve süre uzar.

Hamal hizmet sözleşmesinde hangi maddeler yer almalı?

Sözleşme uzun olmak zorunda değil. Üç sayfalık net bir metin, yirmi sayfalık kalıp bir metinden daha az sorun çıkarır. Önemli olan, sahada tartışma çıkaran her konunun önceden bir cümleyle bağlanmasıdır.

Aşağıdaki maddeler, depo ve fabrika işlerinde en sık anlaşmazlık çıkan konulardan derlendi. Kendi hukuk biriminizin şablonunu kullanıyorsanız bu başlıkların metinde karşılığı olup olmadığına bakmanız yeterli.

• Görev tanımı: indirme, yükleme, istif, sayım, etiketleme, streçleme; hangisi dahil, hangisi değil.
• Kadro ve vardiya: kaç kişi, hangi saatler, mola düzeni, ayın çizelgesinin kaçında verileceği.
• Ücret birimi: saatlik, yevmiye ya da iş başı; fazla mesai ve araç bekleme süresinin nasıl yazılacağı.
• Hasar ve fire: tutanağı kimin imzalayacağı, kaç saat içinde tutulacağı; fotoğraf şartı.
• Yedek eleman: devamsızlık bildirimi ve yerine eleman gönderme süresi.
• Kapsam dışı işler: forklift kullanımı, yüksekte çalışma, gümrük ve antrepo evrakı.
• Fesih ve bildirim süresi: iki tarafın da kaç gün önceden haber vereceği.

Asansörsüz 3. kat ve üzeri işlerde kat başı ek ücret uygulandığını, gece ve hafta sonu için ise ek ücret alınmadığını sözleşmeye yazmak, ay sonunda faturayı kontrol eden muhasebe biriminin işini kolaylaştırır.

Kurumsal işlerde fatura ve ödeme nasıl işler?

Her iş için fatura kesilir ve teklifteki tutar KDV dahildir. Çağrı üzerine yapılan tek seferlik işlerde fatura iş tesliminde düzenlenir, ödeme nakit veya IBAN ile yapılır. Muhasebe tarafında hizmet alımı olarak gider kaydına girer. Kayıt dışı bir ekiple çalışıldığında ise ödenen para gider yazılamaz, sahada yaşanan kazanın sorumluluğu da sahipsiz kalır.

Düzenli gün ve sözleşmeli vardiya modellerinde tek tek fatura muhasebe için yük olur. Bu işlerde ay sonunda toplu fatura kesilmesi, ödeme günü ve yöntemi sözleşmede konuşulur. Faturaya puantaj eklenir: hangi gün, kaç kişi, kaç saat ya da kaç yevmiye.

Satın alma sipariş numarası kullanan firmalarda en sık yaşanan gecikme, numaranın faturada olmamasıdır. Fatura muhasebeden geri döner, ödeme bir ay kayar. Sipariş numarasını, maliyet merkezini ve fatura adresini ilk işten önce yazılı iletin; e-fatura ya da e-arşiv tercihini de tedarikçi kaydı sırasında netleştirelim.

Fiyatın değişmemesi için tek şart, telefonda verilen bilginin doğru olmasıdır. Kolili denen tırın dökme çıkması ya da zemin kat denen teslimin 4. kata dönmesi, kapsamı değiştirir. Böyle bir durumda iş başlamadan yeni fiyat söylenir, iş bittikten sonra söylenmez.

Vardiya çizelgesi, puantaj ve yedek eleman nasıl yönetilir?

Sözleşmeli çalışmada her ayın başında bir vardiya çizelgesi çıkar: gün, saat, kişi sayısı, ekip başı. Siz yoğun günleri işaretlersiniz, biz kadroyu buna göre yazarız. Kadro tek vardiyada 8 kişiye kadar kurulur.

Puantaj, her vardiyada kimin kaç saat çalıştığının günlük kaydı anlamına gelir. Kaydı ekip başı tutar, sizin depo sorumlunuz gün sonunda imzalar ya da onaylar. Ay sonunda fatura bu kayıttan çıkar. Puantajı günlük onaylamayan firmada ay sonu uzlaşma iki gün sürer.

Günlük işçiyle çalışmanın asıl sorunu devamsızlıktır. Pazartesi sabahı altı kişi beklerken dört kişinin gelmesi, tırı öğlene sarkıtır. Sözleşmeli modelde bu risk bizim tarafımızdadır: eleman gelmeyecekse vardiyadan önce haber alınır, yerine başka bir eleman yönlendirilir. Yedeğin kaç saat içinde sahada olacağı sözleşmede yazılır ve saha, ilçe içinde ortalama 30-60 dakikalık varış süresine göre planlanır.

Aynı yüzlerin sahada kalması da ayrı bir kazançtır. Deponuzun raf adreslerini, sevkiyat kapısını ve streç düzenini bilen eleman, ilk günkü elemandan belirgin biçimde hızlı çalışır. Bu yüzden sözleşmeli kadroda sabit ekip başı ve olabildiğince sabit isimlerle çalışırız.

Hamal ekibinin performansı hangi ölçütlerle takip edilir?

Ölçülmeyen iş ay sonunda tartışmaya döner. Operasyon müdürlerine önerimiz az sayıda, kolay tutulan ölçüt seçmeleridir. Tabloda sahada gerçekten tutulabilen beş ölçüt var; hedef değerleri sizin operasyonunuza göre birlikte yazılır.

İlk ay hedef koymadan yalnız ölçmek daha doğrudur. Paletli bir tırın sizin rampanızda kaç saatte boşaldığını görmeden hedef yazmak, ya ekibi zorlar ya da hiçbir şey ifade etmez.

Ay sonunda yarım saatlik bir değerlendirme yeterli. Hangi gün, hangi araçta süre uzadı, sebebi ekip mi, rampa mı, geç gelen araç mı? Sebep ayrılmadan yapılan performans konuşması yanlış kişiyi suçlar.

Kurumsal teklif süreci adım adım nasıl ilerler?

Tek seferlik işte fiyat telefonda netleşir. Düzenli ya da sözleşmeli işte süreç biraz daha uzundur, ama genelde bir haftayı geçmez. Adımlar şöyle ilerliyor:

1. İhtiyacın tarifi

   Adres, iş tipi (paletli, kolili, dökme), haftalık araç sayısı, vardiya saatleri ve rampa durumu telefonda veya WhatsApp'tan alınır.

2. Saha görüşü

   Büyük ve sürekli işlerde depo yerinde görülür: rampa yüksekliği, transpalet geçişi, istif alanı, güvenlik giriş prosedürü.

3. Yazılı teklif

   Model, kadro, ücret birimi, kapsam dışı işler ve KDV dahil fiyat bandı yazılı iletilir.

4. Belge ve kayıt

   Tedarikçi kaydı için istediğiniz belgeler, fatura bilgileri ve eleman listesi karşılıklı tamamlanır.

5. İlk hafta

   Çağrı üzerine başlanır, süreler ve kadro gerçek yüke göre ölçülür.

6. Sözleşme ve çizelge

   Ölçülen verilerle sözleşme imzalanır, aylık vardiya çizelgesi ve performans ölçütleri yazılır.

Teklif isterken şu bilgiler süreci hızlandırır: araç tipi ve ayda kaç araç, yükün cinsi, en ağır parça, rampa var mı, vardiya saatleri ve sahanın ilçesi. Bu bilgiler eksikse teklif geniş bir bantla gelir. Bilgi netleştikçe bant daralır; sözleşmeye giren rakam, ilk haftanın ölçümüyle doğrulanmış rakamdır. Satın alma biriminiz birden fazla tedarikçiden teklif topluyorsa, aynı bilgi setini herkese gönderin. Farklı varsayımla hazırlanmış iki teklifi yan yana koymak yanıltıcı olur; biri bekleme süresini dahil etmiştir, öteki etmemiştir.

Firmalara hangi işler için ekip veriyoruz, neler kapsam dışında?

En yoğun iş tır ve konteyner boşaltmadır. Mühürden teslime operasyonun nasıl yürüdüğünü tır indirme ve yükleme rehberinde, araç başına kaç kişi gerektiğini tır boşaltma elemanı sayfasında anlattık.

Depo içi mal kabul, istif, sayım günü ve sevkiyat hazırlığı için depo ve fabrika yükleme hizmetine bakın. Tesisin bütünüyle yer değiştirdiği projeler ayrı bir plan ister, onu fabrika taşıma rehberinde yazdık. Ofis ve plaza taşıması ise ofis taşıma hizmetinin konusu.

Kadronun niteliği (depo elemanı ile eşya elemanı arasındaki fark, sezonluk kadro) için yük ve eşya taşıma elemanı rehberi daha ayrıntılı.

Sektöre göre işin ritmi değişir. Aşağıdaki tabloda firmalardan en sık gelen iş tiplerini ve bunlara genelde nasıl bir çalışma düzeniyle ekip kurduğumuzu topladık. Tablodaki hamaliye kelimesi, yükün elle taşınması için ödenen işçilik bedeli anlamına gelir; faturada da çoğu zaman bu adla geçer.

Çalışma düzeni öneridir; son karar işin hacmine ve takvime göre teklifte verilir.

Kapsam dışı olanları da baştan yazalım. Kaldırma ekipmanı teklife girmez: forklift de seyyar rampa da sahanızdan ya da ayrı bir kiralama firmasından gelir. Gümrük müşavirliği, beyanname ve antrepo evrakı işimiz değildir; ekip antrepoda fiziksel işi yapar, evrak sizin ya da müşavirinizin tarafındadır. Vinçle kaldırma, makine bağlantılarının sökümü ve yüksekte çalışma gerektiren raf montajı da ayrı uzmanlık ister. Bu sınırları teklifte yazılı görmek sizin de lehinizedir: sahada “bunu da yapıverin” denilen iş, sigortanın kapsamadığı iş olabilir.

İstanbul'da hangi sanayi ve ticaret bölgelerine kurumsal ekip gidiyor?

İstanbul'un 39 ilçesinin tamamında çalışıyoruz. Firma işlerinin yoğunlaştığı hat belli: İSTOÇ, İkitelli, Bayrampaşa, Bağcılar, Zeytinburnu ve Merter ticari tarafta; Tuzla, Hadımköy ve Silivri sanayi tarafında. Merkezimiz Bağcılar Demirkapı'da olduğu için Avrupa yakasındaki ticaret bölgelerine sabah vardiyasında erken ulaşmak kolaydır.

Varış süresi ilçe içinde ortalama 30-60 dakika, komşu ilçede 45-90 dakikadır. Sözleşmeli vardiyada bu süre önemsizleşir, çünkü ekip zaten saatinde sahadadır. Asıl önemli olduğu yer acil çağrı ve yedek eleman gönderimidir. Tuzla'daki bir depo için Avrupa yakasından köprü saatinde yola çıkan yedek eleman planı tutmaz, bu yüzden sözleşmeli işlerde kadroyu bölgeye yakın isimlerden kurarız.

Organize sanayi bölgelerinde giriş prosedürü katıdır: araç plakası, kimlik listesi, bazen önceden randevu. Sahanın ilçesine göre notlar için Bağcılar, Tuzla ve Başakşehir sayfalarına bakabilirsiniz.

Bölge seçimi fiyatı değiştirmez; ilçe farkı için ayrı bir kalem yazılmaz. Değişen şey planlamadır. Merter ve Zeytinburnu'nda dar sokak ve park kısıtı yüzünden araç yanaşma saati belediye kurallarına göre ayarlanır. İSTOÇ'ta ise sabah saatlerinde blok önleri dolar, boşaltmayı erken başlatmak süreyi kısaltır.