Kısaca
Arşiv taşımada sıra, her koliye eski ve yeni raf yerini gösteren bir kod verilerek korunur. Koliler küçük tutulur, gizli dosyaları kendi personeliniz kapatır.
Arşiv taşıma, klasörleri yeni ofise götürmekten çok, dolaptaki sırayı bozmadan yeniden kurmaktır. Bunun için koliler küçük ve hafif tutulur, her koliye raf yerini gösteren bir numara verilir. Gizli dosyaları ise kendi personeliniz kapatır, etiketler ve taşıma boyunca başında durur.
Kâğıt neden bu kadar ağırdır, koli nasıl seçilir?
Bir top A4 fotokopi kâğıdı, yani 80 gramlık 500 yaprak, yaklaşık 2,5 kilo gelir. Klasör kapakları ve metal mekanizmalar da eklenince büyük bir koli kolayca tek kişinin güvenle taşıyamayacağı ağırlığa çıkar. Ağır koli hem taşıyanın belini zorlar hem de dibinden açılıp dosyaları merdivene dağıtabilir. Bu yüzden arşivde büyük koli değil, küçük ve sağlam koli seçilir.
Arşiv kutusu, klasörü ya da dosyayı içine dik alan, kapaklı ve üzerine yazı yazılabilen sert karton kutu demektir. Hazır arşiv kutusu yoksa kitap kolisi boyunda koliler de iş görür. Koliyi doldurduktan sonra iki elle göğüs hizasına kaldırmayı deneyin; zorlanıyorsanız içinden birkaç klasör alın. Kolinin dibini çapraz bantlayın, boş kalan yeri buruşturulmuş kâğıtla doldurun ki klasörler yolda devrilmesin, kaç koli gerektiğini kabaca görmek için koli ve ambalaj hesabı sayfasına bakın.
Sıra düzeni taşımadan sonra nasıl korunur?
Yer kodu, bir kolinin hangi dolabın hangi rafından çıktığını ve yeni ofiste nereye gideceğini gösteren kısa etiket demektir. Kod düzeni basit olmalı: dolaba harf, rafa numara, koliye sıra numarası. Kolinin iki yan yüzüne yazılan kod, koliler üst üste dizildiğinde bile okunur. Kodların tam listesi sizin personelinizde kalır.
Örneğin bir muhasebe bürosunda üç dosya dolabı olsun ve dolaplara A, B, C harfleri verilsin. A dolabının ikinci rafından çıkan üçüncü koli "A-2-03" olur. Yeni ofisin kat planında A dolabının yeri önceden işaretlenir. Dolap yerine konduktan sonra koli onun önüne bırakılır, personel kolileri numara sırasıyla açıp rafa dizer. Taşımadan önce her rafın fotoğrafını çekmek raf içindeki sırayı hatırlamayı da kolaylaştırır.
Kolileri araca da dolap dolap yükleyin. A dolabının kolileri arka arkaya binerse inişte de bir arada çıkar ve yeni ofiste dağılmaz. Etikete içerik yerine kod yazmanın bir faydası daha var: kolinin içinde ne olduğu dışarıdan okunmaz. Araçta arşiv kolileri ağır olanlar altta kalacak şekilde istiflenir, üstlerine mobilya konmaz. Yağmur ihtimali varsa koliler araca kapalı bir alandan yüklenir; ıslanan kâğıtta sayfalar birbirine yapışır.
Kilitli dosya dolabı dolu mu taşınır, boş mu?
Çelik dosya dolabı boşken bile ağırdır. Çekmeceler doluyken ağırlık hem artar hem de yukarıda toplanır; taşıma sırasında bir çekmece kayıp açılırsa dolap öne devrilebilir. Bu yüzden çoğu durumda dolap boşaltılır, içindeki dosyalar yer koduyla kolilenir ve dolap boş taşınır. Dolu taşıma ancak yol kısa, düz ve asansörlüyse düşünülür.
| Durum | Öneri | Neden |
|---|---|---|
| Asansörsüz bina, dar merdiven | Dolabı boşaltın | Dolu dolap merdivende dengesizleşir |
| Yük asansörü var, kısa ve düz yol | Kilitli ve bantlı halde dolu taşınabilir | Dik taşınır, çekmece açılmaz |
| Çekmece kilidi bozuk ya da anahtar kayıp | Dolabı boşaltın | Çekmece yolda kayıp açılabilir |
| Gizli dosya içeren dolap | Personeliniz boşaltıp kolileri kapatsın | Kontrol sizde kalır |
Dolu taşınacak dolapta çekmeceler kilitlenir, kilide ek olarak bantla da sabitlenir. Dolap yatırılmadan, dik olarak ve kemerle bağlı bir taşıma arabasıyla götürülür. Anahtarlar taşıma boyunca sizin personelinizde kalır, ekibe teslim edilmez. Dolabın üstünde ya da içinde gevşek bir parça varsa ayrı bir poşete alınıp dolabın yanına bantlanır. Yeni ofiste dolap yerine oturduktan sonra çekmeceleri sizin personeliniz açar.
Gizli dosyalarda kim ne yapar?
Hukuk bürosu dosyası, klinik hasta kaydı ya da şirket personel dosyası gibi gizli belgelerde kontrolü elinizde tutmanın yolu, kolileme işini kendi personelinize bırakmaktır. Ekip kolileri taşır; içerikle ilgili her adım sizin tarafınızdadır. Personeliniz kolileri doldurur, bantlar ve bandın üzerine imza atar ya da numaralı bir bant kullanır.
Sayım listesi, çıkışta yüklenen ve varışta indirilen kolilerin kod kod işaretlendiği liste demektir. Yükleme sırasında bir çalışanınız aracın yanında durup listeyi işaretler, varışta da aynı liste ikinci kez sayılır. Gizli koliler yeni ofiste doğrudan kilitli bir odaya girer ve yerleşim bitene kadar o oda kapalı tutulur.
Yeni ofiste yük asansörü ve kat planı neden önce gelir?
Arşiv taşıması çok sayıda küçük koliden oluşur, bu yüzden asansörün kaç tur atacağı süreyi doğrudan belirler. Plazalarda yük asansörü çoğu zaman rezervasyonla çalışır ve saatini bina yönetimi verir. Rezervasyonu hem eski hem yeni binada yapın; kurallar için plaza yük asansörü yazısına göz atabilirsiniz.
Yeni ofisin kat planına dolapların yerini ve harflerini çizin, planın bir kopyasını giriş kapısına asın. Önce dolaplar yerine konur, koliler sonra gelir; ters sıra kolilerin iki kez taşınmasına yol açar. Çok sayıda dolu dolap tek bir odada toplanacaksa zeminin taşıma kapasitesini bina yönetimine sormak yerinde olur.
Arşivi mesai dışında taşımak neden mantıklı?
Arşiv gün içinde taşınırsa çalışanlar dosyasız kalır, koridorlar kolilerle dolar. Bu yüzden iş çoğu zaman cuma mesai bitiminden sonra ya da hafta sonu yapılır ve pazartesi sabah dosyalar rafında olur. İstanbul Hamal 7/24 çalıştığı için akşam saatleri planlanabilir; plazada bu saatler için yönetim izni gerekebilir. Ofisin geri kalanıyla birlikte planlamak için mesai kaybetmeden ofis taşıma adımlarına bakın.
Yalnız arşiv taşınıyorsa iş çoğu zaman saatlik ekiple yapılır ve bant 750 – 1.250 ₺/saat aralığındadır. Arşiv bütün ofisle birlikte gidiyorsa ofis taşıma bandı 12.000 – 35.000 ₺ arasındadır. Şirket adına faturalı, SGK'lı ve planlı bir ekip istiyorsanız kurumsal hamal sayfasında çalışma biçimini görebilirsiniz. Her iki durumda da fiyat telefonda netleşir, iş başlamadan sabitlenir.
Sık Sorulan Sorular
Arşiv için büyük koli mi, küçük koli mi kullanılmalı?
Küçük koli. Kâğıt çok ağırdır; büyük koli tek kişinin güvenle taşıyamayacağı ağırlığa çabuk çıkar ve dibinden açılabilir.
Dosya dolabını dolu taşıyabilir miyiz?
Yük asansörü ve kısa, düz bir yol varsa, çekmeceler kilitli ve bantlıysa dik olarak taşınabilir. Merdivenli binada ya da kilidi bozuk dolapta boşaltmak gerekir.
Gizli dosyaların kolisini kim kapatmalı?
Kendi personeliniz. Bandı imzalasın, sayım listesini tutsun, yükleme ve boşaltmada başında bulunsun.
Arşivi akşam ya da hafta sonu taşıyabilir misiniz?
Evet, ekip 7/24 çalışır. Plazada akşam ve hafta sonu taşıma için bina yönetiminin izni ve yük asansörü rezervasyonu gerekir.
Arşiv taşıma nasıl fiyatlanır?
Yalnız arşivse saatlik hamal bandı, ofisle birlikte gidiyorsa ofis taşıma bandı esas alınır. Fiyat telefonda netleşir, iş başlamadan sabitlenir.
Taşımadan önce dolap sayısını, yaklaşık koli sayısını ve iki binanın asansör durumunu not edin, ardından ofis taşıma için arayın; fiyat telefonda 10 dakikada verilir.