E-ticaret depo ekip planı: kampanya döneminde kaç kişi gerekir

Kampanya haftasında depo neden ek ekiple çalışır?

Sipariş adedi bir haftalığına katlanırken raf, bant ve sevkiyat kapısı aynı kalır. Depo büyümez, sadece o alandan geçen iş hacmi büyür. Kalıcı kadro bu tempoyu bir iki gün çeker, üçüncü günde toplama hataları ve gecikmiş sevkiyatlar görünmeye başlar.

Pik gün, sipariş sayısının normal günün katına çıktığı gün demektir. E-ticaret deposunda pik gün tek başına gelmez; öncesinde mal kabul yoğunluğu, sonrasında iade dalgası vardır. Ek ekip kararı bu üç günü birden kapsamalıdır, yoksa kampanya bitince kapının önünde biriken iade kolileri aynı darboğazı tekrar üretir.

Eylül ayı bu açıdan tipik bir hazırlık dönemidir. Okul dönüşü siparişleri artarken depolar aynı anda sonbahar kampanyasının stok girişini karşılar. İkitelli ve Esenyurt'taki depolarda bu iki hareket çoğu yıl aynı haftaya denk gelir.

Kadro hesabı hangi rakamdan başlar?

Hesap kişi sayısından değil, iş adedinden başlar. Elinizde üç sayı olmalı: pik günün beklenen sipariş adedi, bir kişinin saatte kaç sipariş topladığı ve vardiyanın kaç saat olduğu. Bu üç sayı deponuzun kendi kayıtlarında zaten vardır; kişi başı çıktı depo düzenine göre büyük fark gösterir, o yüzden dışarıdan ortalama almayın.

Formül basit: pik gün adedi bölü kişi başı saatlik çıktı bölü vardiya saati, ek ekibin kaç kişi olacağını verir. Çıkan sayıya mal kabul ve sevk için ayrı bir pay eklenir, çünkü toplayıcıyı kamyona yollayan her dakika hattı durdurur.

Tablonun son sütunu kararın kendisidir. Kişi eklemek yalnız iş gücüyle çözülen adımlarda işe yarar; masa, terminal ya da yazıcı sayısıyla sınırlı bir adıma kişi eklemek kuyruğu bir adım öteye taşır.

Vardiya nasıl kurulur, saatler nerede çakışır?

Kampanya vardiyası tek blok halinde kurulmaz. İki vardiya arasında en az bir saatlik örtüşme bırakılır; devir teslim o saatte yapılır, yarım kalan siparişler ve sorunlu raflar sözlü değil, liste üzerinden aktarılır.

Gece vardiyası sevkiyat aracının saatine göre belirlenir. Kargo firmasının son alım saati 18:00 ise paketleme hattının o saatten iki saat önce zirveye ulaşması gerekir; gece kadrosu ertesi günün siparişlerini topladığı için sabaha hazır sepetlerle başlanır. Gece ve hafta sonu için ekip ücretinde ek kalem uygulanmaz, bu yüzden vardiyayı depo temposuna göre kurabilirsiniz.

Molalar yazılı planın parçasıdır. Sekiz saatlik vardiyada mola dağılımı belirsiz bırakıldığında ekip kendi molasını hattın en yoğun anında alır. Puantaj, her kişinin işe giriş ve çıkış saatinin gün gün yazıldığı kayıt anlamına gelir; ek ekiple çalışırken puantajı depo sorumlusu tutar, gün sonunda ekip sorumlusuyla imzalanır.

Geçici ekibin ilk günü nasıl geçer?

İlk gün verim günü değil, kurulum günüdür. Eğitimi bir saate sıkıştıran depolar o bir saati üçüncü günde hata düzelterek geri öder.

1. Giriş ve çıkış kapısını, yangın tüpünü ve acil çıkışı gösterin; forklift ve transpalet geçiş hattını yerde işaretleyin.
2. Raf adresleme mantığını tek bir koridor üzerinde anlatın, sonra herkese aynı koridordan üç deneme siparişi toplatın.
3. El terminali veya toplama listesi hangisiyse, okutma ve onaylama adımını her kişiye bizzat yaptırın.
4. Kırılacak, sıvı ve ağır ürünlerin hangi rafta olduğunu ve bunlarda hangi paketleme kuralının geçtiğini söyleyin.
5. Kaldırma sınırını ve iki kişilik parçaları baştan belirleyin; ağır koliyi tek kişinin kaldırmasını yazılı olarak yasaklayın.
6. Gün sonunda on dakikalık bir toplanma yapın, ilk günün hatalarını isim vermeden konuşun.

Ekipteki herkesin SGK'lı olması ve işin sigortalı yürümesi, ilk gün sorulacak sorulardan biridir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, depoda çalışan geçici ekip için de işverene sorumluluk yükler; kayıt dışı çalıştırılan bir kişinin ayağına düşen palet, kampanya gelirinin tamamından pahalıya gelir. Eleman temininde nelere bakıldığını depo ve mağaza eleman temini yazısında ayrıntılı anlattık.

Darboğaz toplamada mı, paketlemede mi çıkar?

Darboğazı bulmanın saha yöntemi, hattın hangi noktasında iş biriktiğine bakmaktır. Biriken yerden öncesi hızlı, sonrası yavaş demektir. Paketleme masasının önünde duran sepet yığını, toplayıcı sayısının masa sayısını geçtiğini gösterir.

İkinci sık görülen darboğaz raf düzenidir. Kampanyada çok satacak ürünler koridorun sonunda ve üst rafta duruyorsa, her sipariş fazladan yürüyüş ve merdiven demektir. Kampanya öncesi hafta bu ürünleri kapıya yakın ve bel hizasındaki raflara çekmek, ek kişi almaktan daha çok kazandırır. Palet düzeninin kendisi de süreyi belirler; sık yapılan hatalar için palet istifleme hataları yazısına bakabilirsiniz.

Elleçleme kaleminin nasıl hesaplandığını bilmek, ek ekip bütçesini savunmayı kolaylaştırır. Hesabın kurgusunu elleçleme maliyeti nasıl hesaplanır yazısında bulabilirsiniz.

Ekip kaç gün önceden ayırtılmalı?

Kampanya haftaları İstanbul'daki bütün depolar için aynı haftadır. Aynı gün için aynı anda onlarca depo kadro arar, dolayısıyla erken haber veren depo kadroyu tanıdık ekiple kurar.

Pratik takvim şöyle işler: kadro kararını pik günden en az on gün önce verin, ekibi ayırtın, sonra sipariş tahmini güncellendikçe kişi sayısını yukarı çekin. Kişi eklemek, son anda sıfırdan ekip kurmaktan çok daha kolaydır. Üç günden kısa sürede kurulan ekiplerde eğitim payı da kaybolur.

Kampanyanın ilk günü değil, öncesindeki mal kabul günü kadro planının başlangıcıdır. Depoya giren palet zamanında yerleşmezse toplama hattı daha ilk siparişte tıkanır. Mal kabul sürecinin adımlarını depoda mal kabul süreci yazısında adım adım yazdık.

Kampanya kadrosunun maliyeti nasıl çıkar?

Yevmiyeli çalışan depo personelinde hesap kişi ve gün üzerinden yürür; günlük hamal bandı sekiz saatlik vardiyada kişi başı 5.000 – 9.000 ₺'dir. Saatlik ihtiyaçlarda ise kişi başı 750 – 1.250 ₺ bandı geçerlidir. Fiyat telefonda kısa sürede netleşir, iş başlamadan sabitlenir ve verilen bilgi doğruysa gün sonunda değişmez.

Diyelim ki Esenyurt'ta bir e-ticaret deposu üç günlük bir kampanya penceresine hazırlanıyor. Pik günde beklenen sipariş iki katına çıkıyor, mevcut kadro toplamaya yetişemiyor ve sevk kapısında da bir kişi eksik. Depo 6 kişilik ek ekip ayırtıyor, üç gün boyunca sekiz saatlik vardiya çalışılıyor: 6 kişi × 3 gün × 5.000 – 9.000 ₺ = kabaca 90-162 bin lira. Aynı ekip yalnız pik günü çalışsaydı maliyet üçte birine inerdi, fakat mal kabul günü kadrosuz kaldığı için toplama hattı sabahtan tıkanırdı.

Ödeme iş tesliminde nakit ya da IBAN ile yapılır, her iş için fatura kesilir. Düzenli kampanya takvimi olan depolar tek seferlik iş yerine sözleşmeli düzen kurmayı tercih eder; kurumsal hamal sayfasında bu düzenin nasıl işlediğini, gün bazlı ihtiyaçlar içinse günlük hamal ve depo ve fabrika yükleme sayfalarını inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Ek ekip yalnız pik gün mü çalışmalı?

Tek gün nadiren yeterli olur. Mal kabulün yoğunlaştığı gün ile iade dalgasının geldiği gün de kadro ister. Çoğu e-ticaret deposu için pratik pencere, pik günün bir gün öncesinden iki gün sonrasına kadar uzanan üç ila dört gündür.

Geçici ekip el terminali kullanabilir mi?

Kullanabilir. Terminal mantığı bir koridorluk deneme ile öğrenilir, asıl mesele depo adresleme düzeninin anlatılmasıdır. Terminal sayınız kişi sayısından azsa, fazladan gelen kişileri terminal gerektirmeyen paketleme ve sevk adımlarına yerleştirmek daha verimlidir.

İş güvenliği sorumluluğu kimde olur?

Depo sahasının güvenliği işyerini işleten firmadadır; ekip sorumlusu ise kendi kadrosunun kaldırma tekniğinden ve ekipman kullanımından sorumludur. İkisi ilk gün konuşulur: geçiş hatları, ağır parça sınırı ve acil durumda kimin kime haber vereceği yazılı olsun.

Kaç kişilik ekipler gönderiliyor?

Tek kişiden sekiz kişilik vardiya kadrosuna kadar ekip kurulabilir. İstanbul'un 39 ilçesinin tamamında 7/24 çalışıyoruz; ilçe içi varış ortalama 30-60 dakika, komşu ilçe 45-90 dakika sürer. Kampanya haftalarında ekibi önceden ayırtmak bu süreyi de öngörülebilir kılar.

Yevmiye yerine ne zaman düzenli kadro kurulmalı?

Ayda üç dört günü aşan bir ihtiyaç varsa düzenli kadro daha hesaplıdır. Aynı kişilerin gelmesi eğitim süresini sıfıra indirir ve hata oranı düşer. Gün bazlı ücret kurgusunu günlük hamal ücreti sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Kampanya takviminizi elinizde tutarak arayın; pik gün adedini ve vardiya saatinizi söylemeniz kadro planı için yeterlidir.